Politique de confidentialité du site Web

Cette politique de confidentialité vise à vous informer des pratiques de l’Association des psychiatres du Canada (APC) en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements que vous pourriez fournir par ce site Web. Veuillez bien lire cette politique au complet avant d’utiliser ce site ou d’y soumettre de l’information. Ce site est destiné à l’usage des résidents du Canada.

Aux fins de cette politique, les renseignements personnels désignent tout renseignement, enregistré sous toute forme, à propos d’une personne identifiée ou d’une personne dont l’identité peut être déduite ou déterminée d’après les renseignements, mais ne comprennent pas les coordonnées d’entreprises. Les renseignements sur les membres sont des renseignements personnels qui ont trait à votre adhésion à l’APC, et consistent en vos nom, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, numéro de télécopieur, code d’utilisateur, mot de passe, renseignements sur votre compte de membre, date de naissance , et renseignements de votre profil de membre (y compris les renseignements fournis dans votre compte de membre concernant la langue, le domaine de pratique, les intérêts, les sélections de sections de l’APC, la formation, la certification et l’autorisation d’exercer, et le lieu de résidence actuel). Les renseignements sur les clients sont des renseignements personnels fournis à l’APC dans le cadre de l’obtention ou de l’inscription à des produits et services de l’APC offerts sur le site Web (le cas échéant), et consistent en vos nom, adresse postale, courriel, numéros de téléphone et modalités de paiement.

Cette politique ne s’applique à aucun renseignement, enregistré sous toute forme, au sujet de plus d’une personne lorsque l’identité d’une personne n’est pas connue et qu’elle ne peut pas être déduite des renseignements (renseignements collectifs). L’APC se réserve le droit d’utiliser les renseignements collectifs de toute manière qu’elle juge appropriée.

Au cas où une personne aurait des questions sur (a) l’accès aux renseignements personnels; (b) la collecte, l’utilisation, la gestion ou la divulgation des renseignements personnels; ou (c) cette Politique de confidentialité, cette personne devrait communiquer avec l’APC à l’adresse :

Agent de confidentialité de l’APC
Mme. Katie Hardy
Chef de la direction
cpa@cpa-apc.org
Association des psychiatres du Canada
141, avenue Laurier Ouest, bureau 701
Ottawa, ON K1P 5J3
(613) 234-2815

L’APC examinera toute plainte et si elle est justifiée, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour résoudre la question. Nous vous indiquerons également les organismes publics à qui adresser vos plaintes à l’égard de nos pratiques de confidentialité.

Votre accord

Cette politique de confidentialité fait partie des Modalités d’utilisation de ce site. Votre utilisation de ce site et la fourniture de renseignements personnels à l’APC signifient que vous avez pris connaissance des Modalités d’utilisation et de la Politique de confidentialité, et que vous acceptez que nous puissions recueillir, utiliser et divulguer vos renseignements personnels, conformément à cette politique. Si vous n’acceptez pas ces modalités, vous ne pouvez pas utiliser ce site, et l’on vous demande de ne pas fournir de renseignements personnels par ce site.

En outre, le cas échéant, des autorisations ou consentements spécifiques peuvent être obtenus à l’occasion.

Veuillez relire périodiquement cette politique, surtout avant de fournir tout renseignement personnel.

De temps à autre, l’APC reverra et révisera ses pratiques de confidentialité ainsi que cette politique de confidentialité. Toutes modifications seront affichées à ce site, et la date de révision de la politique sera indiquée au haut de la page. La politique modifiée s’appliquera aux renseignements recueillis à compter de la date où la politique de confidentialité modifiée est affichée ainsi qu’aux renseignements détenus par l’APC au moment de la modification.

VOTRE UTILISATION CONTINUE DU SITE APRÈS TOUTE MODIFICATION OU RÉVISION APPORTÉE À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ INDIQUE VOTRE ACCEPTATION DES MODALITÉS DE CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RÉVISÉE ET VOTRE CONSENTEMENT À CE QUE L’APC RECUEILLE, UTILISE ET DIVULGUE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CONFORMÉMENT À CETTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ RÉVISÉE.

Retrait de consentement

Dans la plupart des cas, et sous réserve de restrictions légales et contractuelles, une personne est libre de refuser ou de retirer son consentement en tout temps moyennant un préavis raisonnable. Il convient de noter qu’en certaines circonstances, les produits et services, y compris l’accès au site Web, ne peuvent être offerts que si une personne fournit des renseignements personnels à l’APC. Par conséquent, si une personne choisit de ne pas nous fournir tout renseignement personnel, nous pourrions ne pas être en mesure d’offrir certains produits ou services et vous demander de vous abstenir d’utiliser le site Web de l’APC. Nous vous informerons des conséquences du retrait de consentement.

Si vous ne souhaitez pas partager vos renseignements personnels avec les membres de l’APC, les affiliés de l’APC, ou d’autres personnes ou organisations qui aident l’APC à vous informer de nos produits et services, vous pouvez nous en aviser en communiquant avec l’Agent de confidentialité de l’APC par courriel à l’adresse cpa@cpa-apc.org ou en composant le (613) 234-2815.

Collecte, utilisation et divulgation de renseignements personnels

L’APC peut recueillir et utiliser les renseignements personnel fournis (y compris par le site Web, par courriel, et par la section du site Web sécurisée réservée aux membres) par les membres et d’autres qui ont obtenu des produits et services de l’APC ou s’y sont inscrits, afin de :

• remplir son mandat consistant à servir d’association professionnelle soutenant les psychiatres du Canada;
• fournir des produits et services à ses membres et aux non-membres qui ont obtenu des produits et services de l’APC ou s’y sont inscrits;
• fournir une formation continue et des cours de formation à ses membres;
• satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires;
• gérer notre relation avec notamment les membres et d’autres qui ont obtenu des produits et services de l’APC ou s’y sont inscrits; et
• tout autre objectif conforme aux objectifs précédents.

Les renseignements personnels que nous demandons dépendent des services ou produits que vous utilisez.

L’APC recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels aux seules fins qui seraient estimées raisonnables dans les circonstances, et seulement les renseignements qui sont requis pour les objectifs mentionnés ci-dessus. L’APC ne vend, n’échange,ne troque, ni n’offre en échange d’une contrepartie aucun renseignement personnel. À moins que la loi ne le permette, aucun renseignement personnel n’est recueilli sur une personne sans d’abord obtenir le consentement de cette personne à la collecte, l’utilisation et la diffusion de ces renseignements.

Les renseignements personnels seront recueillis, dans la mesure du possible, directement de la personne concernée, excepté quand cela est raisonnablement nécessaire dans le but de fournir des services aux membres et que la loi le permet.

L’APC peut divulguer des renseignements personnels à des organisations qui fournissent des services en son nom (p. ex., des services de TI ou d’infrastructure). Les renseignements personnels ne seront divulgués à ces organisations que si elles acceptent d’utiliser ces renseignements dans le seul but de fournir des services à l’APC et selon les directives de l’APC, et, à l’égard des renseignements, d’agir de façon conforme aux principes pertinents énoncés dans cette politique.

Ayant reçu le consentement explicite des membres, l’APC peut aussi divulguer certains renseignements des membres à d’autres membres de l’APC dans le répertoire des membres de l’APC offert à la section du site Web réservée aux membres. Si vous ne voulez pas que vos renseignements de membre soient partagés à d’autres membres de l’APC, vous pouvez nous demander de nous en abstenir en modifiant les consentements fournis à la section Profil de membre de votre compte de membre sous le titre « Consentement au répertoire », ou en communiquant avec l’Agent de confidentialité de l’APC à l’adresse cpa@cpa-apc.org ou en composant le (613) 234-2815.

Veuillez noter qu’il y a des circonstances où l’utilisation et/ou la divulgation des renseignements personnels peut être justifiée ou permise, ou lorsque l’APC est obligée de divulguer les renseignements sans consentement, comme par exemple :

• quand la loi ou une ordonnance ou une exigence d’un tribunal, d’un organisme administratif ou d’un tribunal administratif l’exige;
• quand l’APC croit, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable;
• quand il est nécessaire de négocier ou de percevoir des sommes dues à l’APC;
• quand il est nécessaire de permettre à l’APC de chercher à remédier ou à limiter tout dommage que l’APC peut subir; ou
• quand les renseignements sont publics, dans la mesure permise par la loi.

Quand elle est obligée de divulguer des renseignements sans consentement ou qu’elle y est autorisée, l’APC ne divulguera pas plus de renseignements qu’il n’est nécessaire.

Au sujet des enfants

L’APC ne recueille pas sciemment de renseignements personnels de toute personne de moins de 18 ans, en particulier des enfants de moins de 13 ans, et n’utilise pas ces renseignements si elle découvre qu’ils ont été fournis par une personne mineure.

Collecte de renseignements active

Les sections publiques (libre accès) du site ne sont pas destinées à la collecte de renseignements active sur leurs visiteurs. Afin d’accéder à la section du site réservée aux membres et de l’utiliser, les membres devront fournir certains renseignements personnels, qui ne seront utilisés que pour procurer des services et de l’information aux membres.

Collecte de renseignements passive

Quand vous naviguez dans un site Web, certains renseignements peuvent être recueillis passivement (c’est-à-dire captés sans que vous fournissiez activement les renseignements) à l’aide de diverses technologies et moyens, comme les adresses de protocole Internet (IP), les témoins de connexion, les repères Internet et la collecte de données de navigation. L’APC utilise les adresses IP sur ce site afin de diagnostiquer les problèmes de notre serveur, de rapporter des renseignements collectifs, de déterminer le chemin le plus court que peut utiliser votre ordinateur pour joindre notre site, et d’administrer et d’améliorer le site.

Un témoin de connexion est une unité d’information qu’un site Web envoie à votre navigateur et qui aide le site à retenir les renseignements sur vous et vos préférences. Le site de l’APC utilise des témoins de séance, qui sont des unités d’information temporaires servant à améliorer la navigation sur le site et à recueillir les renseignements statistiques collectifs. Ils s’effacent lorsque vous quittez votre navigateur ou que vous éteignez votre ordinateur.

Le site de l’APC utilise aussi des données de navigation (fichiers journaux, journaux du serveur et données de parcours) pour la gestion du système, afin d’améliorer le contenu du site aux fins d’étude de marché, et de communiquer de l’information aux visiteurs.

L’APC ne partage pas à des tiers les renseignements personnels obtenus au moyen des témoins de connexion ou d’autre collecte de renseignements passive.

Exactitude et conservation

L’APC s’emploie à assurer que tout renseignement personnel qui lui a été fourni et qu’elle détient est aussi exact, actuel et complet que nécessaire aux fins auxquelles elle utilise ces renseignements. Si nous nous rendons compte qu’un renseignement personnel est inexact, incomplet ou périmé, l’APC révisera le renseignement personnel et, si nécessaire, s’efforcera d’informer les tiers qui ont reçu le renseignement inexact (le cas échéant) pour que ceux-ci puissent mettre leurs dossiers à jour.

L’APC conserve les renseignements personnels aussi longtemps qu’elle croit qu’ils servent le but dans lequel ils ont été recueillis. La durée de conservation des renseignements varie selon le produit ou le service et la nature du renseignement. Cette période peut se prolonger au-delà de la fin d’une relation d’une personne avec nous, mais seulement aussi longtemps qu’il est nécessaire pour nous d’avoir suffisamment de renseignements pour répondre à toute question qui pourrait survenir ultérieurement. Quand vos renseignements personnels ne servent plus les objectifs de l’APC, nous utilisons des procédures pour les détruire, supprimer, effacer ou convertir sous une autre forme anonyme.

Le principal endroit où l’APC conserve les renseignements personnels est la ville d’Ottawa, en Ontario, ainsi que dans les emplacements des organisations qui fournissent des services au nom de l’APC. Certains de ces fournisseurs de services tiers peuvent être situés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis, et peuvent donc être soumis à la loi américaine. En utilisant le site et en fournissant des renseignements personnels à l’ACP, vous consentez expressément à la collecte, le traitement, la conservation et le transfert de ces informations vers et aux États-Unis

Accès et correction

L’APC accorde le droit d’accès et de révision raisonnable des renseignements personnels qu’elle détient sur une personne.

Si vous croyez que les renseignements à votre sujet sont inexacts, vous pouvez demander une mise à jour de ces renseignements en envoyant une requête à l’Agent de confidentialité de l’APC à l’adresse cpa@cpa-apc.org ou en composant le (613) 234-2815. L’APC se réserve le droit de ne pas modifier tout renseignement personnel mais ajoutera tout texte de rechange que la personne concernée juge approprié.

L’APC réserve le droit de refuser l’accès à des renseignements personnels lorsque les renseignements requis :

(a) divulgueraient des renseignements personnels d’une autre personne ou d’une personne décédée;

(b) divulgueraient des renseignements d’entreprise confidentiels qui pourraient nuire à l’APC ou à la position concurrentielle d’un tiers;

(c) sont protégés par le secret professionnel d’un avocat ou le privilège relatif au litige;

(d) pourraient raisonnablement résulter en : (i) des préjudices graves quant au traitement ou au rétablissement de la personne concernée; (ii) des préjudices émotionnels sérieux à la personne ou à une autre; (iii) des dommages corporels sérieux à une autre personne;

(e) pourraient nuire ou faire obstacle à des activités de maintien de l’ordre et autres fonctions d’enquête ou de réglementation d’un organisme autorisé par la loi à exécuter ces fonctions;

(f) ne sont pas facilement récupérables et que le coût ou l’effort de fournir les renseignements ne serait pas proportionnel à leur nature ou valeur;

(g) n’existent pas, ne sont pas en la possession de l’APC ou sont introuvables;

(h) nuiraient aux négociations contractuelles ou autres de l’APC avec un tiers; et/ou

(i) pourraient être retenus ou qu’il y ait une demande de les retenir en vertu de la loi applicable.

Quand les renseignements ne sont pas divulgués ou ne peuvent pas l’être, on communiquera à la personne qui en fait la demande les raisons de la non-divulgation.

Quand les renseignements seront divulgués, l’APC s’emploiera à fournir les renseignements en question dans un délai raisonnable, au plus tard 60 jours suivant la demande.

L’APC ne répondra pas à des demandes répétées et vexatoires d’accès à des renseignements personnels. Pour déterminer si une demande est répétitive ou vexatoire, elle prendra en compte des facteurs comme la nature des renseignements, la fréquence à laquelle ils sont mis à jour et l’objectif de leur utilisation.

Pour se protéger des demandes frauduleuses d’accès aux renseignements personnels, l’APC demandera suffisamment d’information pour pouvoir confirmer l’identité de la personne qui fait la demande avant de lui accorder l’accès ou d’apporter des corrections

Sécurité

L’APC s’emploie à maintenir une sécurité physique, procédurale et technique appropriée dans ses bureaux et ses installations d’entreposage de renseignements, de manière à protéger ces renseignements de toute perte ou mauvais usage, et d’un accès, d’une divulgation, d’une modification ou d’une destruction non autorisés.

Parmi ces précautions, l’accès aux renseignements personnels est limité à certains employés et fournisseurs de services externes. L’APC a déterminé le besoin pour ces personnes et entités choisies de posséder ces renseignements, pour faire en sorte que l’APC puisse fournir ses services efficacement. Nous utilisons des contrats et d’autres mesures avec les fournisseurs externes pour maintenir la confidentialité et la sécurité de vos renseignements personnels et pour éviter qu’ils ne soient utilisés à aucune fin non autorisée.

Si un employé de l’APC fait mauvais usage des renseignements personnels, cela sera considéré comme une infraction sérieuse pouvant entraîner une mesure disciplinaire et aller jusqu’au licenciement. Si toute personne ou organisation fait mauvais usage des renseignements personnels (fournis dans le but d’offrir des services à ou pour l’APC), cela sera considéré comme une infraction sérieuse pouvant entraîner une mesure allant jusqu’à la résiliation de tout accord entre l’APC et cette personne ou organisation.

En ce qui concerne la transmission de renseignements personnels à l’APC, il faut noter qu’il n’existe pas de méthode de transmission ou d’entreposage de données parfaitement sûre. Bien que les caractéristiques physiques en soient différentes, le courrier, les appels téléphoniques, les télécopies et les transmissions par Internet sont tous susceptibles de perte, d’erreur d’acheminement, d’interception et de mauvais usage des renseignements qui sont communiqués ou transmis.

L’APC tend vers un équilibre raisonnable entre sécurité et commodité. En communiquant avec vous, l’APC se réserve le droit d’utiliser une méthode de communication qui est moins sûre que certaines autres moins commodes. Par exemple, nous envoyons désormais des courriels en texte normal non codé (de même qu’en texte HMTL) parce que nous croyons que nombre de nos membres, fournisseurs de services et autres tiers ne peuvent pas facilement traiter des courriels codés. Ainsi, bien que ce soit fait pour votre commodité, une préoccupation quant à la sécurité persiste car, s’il y avait erreur d’acheminement ou interception, le texte normal non codé pourrait être lu plus facilement qu’un courriel codé.

Vous avez peut-être reçu ou vous avez peut-être créé un code d’utilisateur unique et un mot de passe afin d’utiliser les portions sécurisées du site Web de l’APC réservées aux membres. Nous vous demandons de ne pas divulguer votre code d’utilisateur ou votre mot de passe à qui que ce soit d’autre qu’un employé autorisé de l’APC, et seulement pour lui permettre de vous servir.

Liens vers d’autres sites Web

Ce site peut contenir des liens ou des références vers d’autres sites Web. Veuillez noter que l’APC n’exerce aucun contrôle sur ces autres sites et que la présente politique de confidentialité ne s’applique pas à ces sites Web. Nous vous invitons à lire la politique de confidentialité de chaque site Web que vous visitez.